TIETOSUOJASELOSTE
KIINTEISTÖHUOLTO RAUTIO OY – ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVA TIETOSUOJASELOSTE
1 REKISTERINPITÄJÄ
Kiinteistöhuolto Rautio Oy
y-tunnus: 0913798-6
Osoite: Verkkotehtaankatu 20, 95420 Tornio
Puhelin: 040 809 9980
(Jäljempänä ”Kiinteistöhuolto Rautio” tai ”me”)
2 YHTEYSTIEDOT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVISSÄ ASIOISSA
Tietosuojavastaavat:
Päivi Prusila
Puhelin: 040 809 9980
Sähköposti: kiinteistohuolto.rautio@co.inet.fi
Aleksi Rautio
Puhelin: 040 848 5630
Sähköposti: Aleksi.Rautio@kiinteistohuoltorautio.fi
3 MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME?
Kiinteistöhuolto Rautio käsittelee vain tarkoituksen ja tarpeen mukaisia henkilötietoja, kun yksittäinen henkilö asioi Kiinteistöhuolto Raution kanssa. Näitä tahoja ovat asiakkaanamme olevien taloyhtiöiden asukkaat, isännöitsijät ja yritysten yhteyshenkilöt.
Tietoja käsitellään asiakkaan antamiin työtehtäviin liittyen.
Peruskäsittelyyn vaadittavia henkilötietoja ovat seuraavat tiedot:
– Nimi
– Osoite
– Puhelinnumero
– Tiettyjen asiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta heidän sähköpostiosoitteensa
– Syntymäaika niissä tapauksissa, joissa joudutaan todentamaan asiakkaan henkilöllisyys*.
*Rekisterinpitäjä suorittaa taloyhtiöille/asukkaille oven avauksia, joissa asukkaan henkilöllisyys on tarkistettava, jotta oven avaus voidaan suorittaa oikein perustein. Asiakasta pyydetään vapaaehtoisesti näyttämään henkilöllisyystiedot, jotta kiinteistöhuoltaja voi tarkistaa henkilöllisyyden.
Lisäksi rekisterinpitäjä pyytää syntymäaikatietoa muuttoilmoitusten vastaanoton yhteydessä, jotta asukastietojen oikeellisuus sekä asuntoon liittyvät käytännön asiat voidaan vahvistaa.
Henkilötietoja käytetään vain työtehtävän suorittamiseksi. Emme toteuta profilointia saatujen henkilötietojen avulla.
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Kiinteistöhuolto Rautio toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita se kerää ja tallentaa.
Käsittelemme kohdassa 3 kuvattuja henkilötietoja palveluidemme tuottamiseksi (kuten
asukasluettelon ylläpitäminen, ovenavauksen todentaminen ja muuttoilmoitukset),
asiakassuhteen ylläpitoon liittyviin toimiin, asiakashankintaan ja markkinointiin. Osana
asiakassuhteen ylläpitämistä voimme lähettää uutiskirjeitä asiakkaidemme yhteyshenkilöille sekä tiedottaa toiminnastamme.
Oikeudellinen peruste Kiinteistöhuolto Raution suorittamalle henkilötietojen käsittelylle on toimeksiantosopimuksen täyttäminen sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Kun asukas tai muu henkilö asioi Kiinteistöhuolto Raution www-sivuilla ja tekee sitä kautta työpyynnön tai lähettää työhakemuksen, häneltä kysytään suostumus henkilötietojen käsittelylle. Tällöin henkilötietojen käsittelyn oikeudellisena perusteena on henkilön suostumus.
Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään ainoastaan tätä tehtävää varten nimetyt henkilöt.
5 HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Keräämme ja tarvittaessa päivitämme asiakkaidemme edustajien sekä asukkaiden henkilötietoja, kun he ovat meihin yhteydessä, ostavat tai tilaavat meiltä palveluita, tai vierailevat www-sivuillamme.
Keräämme henkilötietoja myös asiakkaanamme olevien taloyhtiöiden isännöitsijöiltä ja maistraatista.
Henkilötietojen luovuttaminen Kiinteistöhuolto Rautiolle ei ole pakollista, mutta mikäli päätät olla luovuttamatta henkilötietojasi, emme välttämättä voi tarjota sinulle palveluitamme.
6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA LUOVUTUS
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Kiinteistöhuolto Raution tietoteknisille sopimuskumppaneille tässä selosteessa kuvatun käsittelyn toteuttamiseksi.
Käytämme toiminnassamme kolmansien osapuolten toteuttamia tietoteknisiä palveluita, joissa henkilötiedot on jäsennelty asianmukaisesti ja niiden käyttöä voidaan lähtökohtaisesti hallita ja valvoa vain rekisterinpitäjän toimesta.
Kuten Kiinteistöhuolto Rautio Oy, myös palveluntarjoajat noudattavat EU:n tietosuoja-asetusta (2016/679). Mikäli siirrämme henkilötietoja ulkopuoliselle palveluntuottajalle, olemme asianmukaisin sopimuksin varmistaneet henkilötietojen käsittelyn vain tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin myösnäissä tilanteissa.
Palveluntarjoajat, joiden palveluissa henkilötietoja käsitellään, toimivat lähtökohtaisesti Suomessa.
Tietoja voidaan lain sallimissa rajoissa siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mutta ainoastaan siinä tapauksessa, että tietosuojalainsäädännön mukaiset tarpeelliset suojakeinot ovat käytössä.
7 TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Käsittelemiämme henkilötietoja säilytetään toistaiseksi ja niin kauan, kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Kun asukas muuttaa pois Kiinteistöhuolto Raution hallinnoimasta kohteesta, poistetaan häntä koskevat henkilötiedot järjestelmistämme.
8 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet, jotka on alla kuvattu tarkemmin:
• Oikeus saada pääsy tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus: rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstä saada tieto, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot.
Voimme pyytää rekisteröityä tarkentamaan tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
• Oikeus tietojen poistamiseen: tietyissä tilanteissa (esim. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut) rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivytystä, ellei tietojen säilyttämiselle ole enää laillista perustetta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: rekisteröidyllä voi olla tietyissä lakisääteisissä tilanteissa oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: rekisteröidyllä voi olla henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tällöin rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, ja meillä on velvollisuus noudattaa vaatimusta, ellei kyseessä ole huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyn epäkohdista tietosuoja-asioista vastaavalle valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutettu, tietosuoja(at)om.fi.
Edellä mainittujen oikeuksien käyttämiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteys kirjallisesti rekisterinpitäjän nimeämään tietosuoja-asioista vastaavaan henkilöön. Kiinteistöhuolto Rautiolla on oikeus varmentaa rekisteröidyn henkilöllisyys aina ennen toimenpiteisiin ryhtymistä.
Tämä tietosuojaseloste on laadittu 20.2.2024. Kiinteistöhuolto Rautio seuraa lainsäädännön ja viranomaisohjeiden kehitystä sekä kehittää omia palveluitaan.
Kiinteistöhuolto Rautio pidättää siksi oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan.